TimeGuard. Контролируйте сотрудников, контролируйте себя

Время - единственная настоящая ценность в жизни. Его всегда мало. Оно всегда заканчивается. Его никогда не вернуть. Ни одной минуты. Как говорил один мудрый человек - "это смена тянется долго, а жизнь проходит быстро". Каждая упущенная, зря потраченная минута это, возможно, не начатое большое дело, о котором вы будете позже жалеть.

Конечно, я не говорю о том, что каждая минута должна (или хотя бы теоретически может) быть потрачена только на дела. Нет. Но первым делом, всё же, - самолёты. Что составляет главную досаду по окончании рабочего дня? Не то, что был тяжёлый разговор, не то, что работа оказалась сложнее, чем ожидалось, а то, что время "куда-то делось".


TimeGuard не может и никогда не сможет решить проблему контроля рабочего времени на 100%. Однако, он может показать, куда оно "девается". Что TimeGuard показывает у нас (в порядке популярности):

1. Соцсети (Facebook, ЖЖ)
2. Новостные сайты (Эхо Москвы, newsru)
3. Незапланированные перерывы, не связанные с работой ("вышел покурить")

В сумме это даёт не менее 30% потерь рабочего времени.

Мы стараемся компенсировать такие потери более высокой производительностью, но не было бы лучше, если бы потерь не было? Что мы можем предложить для контроля рабочего времени?

1. Отслеживайте свою активность в рабочее время. Лучше знать, на что вы его тратите, чем пытаться угадывать.
2. Устанавливайте цели для отслеживания
3. Разрешите TimeGuard ограничивать вам доступ к приложениям и сайтам, которые отнимают наибольшее количество времени зря
4. Добивайтесь того, чтобы спектр дня был зелёным, а фотография рабочего дня - содержала как можно меньше красного.

Подарите себе то, что нигде нельзя ни купить, ни украсть: время.

На что уходит моё время? Ответ даст TimeGuard

Мы заметили, что у некоторых появилась новая привычка: перед началом настоящей работы ходить кругами по twitter, facebook, ЖЖ, сайтам новостей и опять сначала. Наблюдения - прежде всего за собой - показали, что это может длиться часами. Потом обед, потом - конец дня. И наступает горькое разочарование в себе: "Куда я дел своё время? Почему я ничего не успеваю? Ведь я же совсем чуть-чуть, буквально на две минутки всего заглядывал в facebook..." А ведь можно было поступить совсем по-другому, ответственно: установить персональную версию TimeGuard и знать, сколько и куда времени ушло за день.

Персональная версия TimeGuard делает вас настоящим хозяином самому себе. Не нужно никого обманывать, придумывая несуществующую занятость в течение дня (обманывать себя глупо, не правда ли?), просто знайте, на что вы расходуете своё время.

А узнав - корректируйте поведение. Установите себе ограничение: не более часа на новостные сайты и узнавайте, когда лимит будет истрачен. Включите ограничение наиболее жадных к вашему времени веб-ресурсов, когда решите, что развлекаться становится уже неприличным.

В конце-концов, вы можете делать по-настоящему великие вещи вместо того, чтобы день за днём пересматривать фотографии своих одноклассников за 1985й год. Так и начните делать эти великие вещи прямо сегодня. Установите персональную версию TimeGuard и не тратьте времени попусту.

Ни одна впустую потраченная минута никогда уже не вернётся. Разве что в виде горького разочарования...

Контроль рабочего времени и расписания

TimeGuard, как и его предшественник Кактус-809, не является средством доминирования или начальника над подчинённым или средством для угнетения офисных сотрудников. Почему? Да хотя бы потому, что:

• TimeGuard не собирает никакой информации, представляющей коммерческую или личную тайну - не протоколирует набираемые тексты, не фиксирует кому отправляются письма или сообщения по Skype, ICQ или facebook chat. 
• TimeGuard вообще перестаёт работать на компьютере контролируемого сотрудника, если компьютер оказался включен вне границ рабочего времени. 
• Контролируемый сотрудник вообще может остановить модуль сбора статистики TimeGuard, если то, чем нужно заняться важнее возможных вопросов руководителя о том, чем сотрудник был занят
• Руководитель может запросить снимок рабочего стола (экрана) сотрудника, но решение об отправке такого снимка принимает сам сотрудник. Считаете, что картинка с вашего монитора может негативно повлиять на ваше положение больше, чем отказ её послать - просто запрещаете отправку.

В отличие от некоторых других программных продуктов, предназначенных для контроля сотрудников и мониторинга использования рабочего времени, TimeGuard разрабатывался с уважением к тем, кто будет им пользоваться. 

Система контроля рабочего времени TimeGuard занимается ровно тем, о чём мы заявляем: ведёт статистику работы сотрудника в рабочее время. Почему мы подчёркиваем рабочее время? Потому что это ключевой момент доверия.

Рабочее время в TimeGuard задаётся руководителем в виде расписания.

Вы можете составлять очень сложные расписания, но делается это очень просто. На приведённой картинке можно видеть типичное расписание с 8 до 19 с перерывом с 12 до 13. Синий прямоугольник - рабочее время, жёлтый или зелёный - свободное. Модуль сбора информации на клиентском компьютере будет собирать статистику в то время, когда прямоугольник - синий и останавливаться, когда - не синий.

Можно составить бесконечное (на самом деле, конечное, если 2 с лишним миллиарда вариантов можно так назвать) количество расписаний и назначить любому из сотрудников любую комбинацию расписаний. Если у вас в штате есть совместители, или студенты, или просто люди используют плавающий график - составьте для каждого из типов сотрудников своё расписание и назначьте это расписание тем, для кого оно составлялось. Каждому сотруднику может быть назначено произвольное (см выше) количество расписаний.TimeGuard будет собирать статистику использования рабочего времени, делать фотографии рабочего дня и вообще - работать только когда ему это разрешите вы.

Контроль рабочего времени при помощи "спектра дня"

TimeGuard разрабатывался для того, чтобы упростить процесс контроля рабочего времени. Мы прикладываем дополнительные усилия для того, чтобы вы могли получать информацию о занятости сотрудников в рабочее время как можно проще и быстрее. Поэтому у нас нет сложных отчётов, нет сложных процедур формирования отчётов, ничего не надо вводить, всё может быть сделано при помощью мыши или что вы там используете на своём планшете?...

Одним из таких отчётов - важных, но простых - является "Спектр дня". Мы назвали его "спектром", потому что он немного похож на то, что спектром называют химики.

Если вы ещё не забыли школьную химию, то легко узнаете спектр излучения атомарного водорода.

А вот это - страница со спектром рабочего дня некоего индивидуума

Видите перемежающиеся салатовые и розовые полосы? Это индикатор интенсивности. Без разбивки на приложения, он показывает качественную картину использования рабочего времени. Салатовый - ваш сотрудник работал. Розовый - отвлекался. Шкала внизу спектра показывает, в какое время это происходило.

Просто проведя мышью над полосами, вы сразу получаете всю информацию о занятости. Кстати, чтение интернет-версий жёлтых изданий и прочие бессмысленные траты рабочего времени - в вашей компании поощряются?

Фотография рабочего дня в TimeGuard и как её использовать в работе

Фотография рабочего дня присутствует в TimeGuard, начиная с версии 0.1 Cactus-809. Это отчёт, который за секунды даёт полное представление о том, чем занимался сотрудник в своё рабочее время. Работал или развлекался. Работал интенсивно или всё время отвлекался. Работал ли вообще... Посмотрите, как выглядит типичная фотография рабочего дня в TimeGuard.

Фотография рабочего дня в TimeGuard содержит почти всю информацию, необходимую руководителю:

• какие приложения использовались в течение дня наиболее интенсивно с указанием количества времени, потраченного на каждое из приложений
• в какое время происходила работа с приложениями
• в какое время были отвлечения от работы и на какой срок

Взгляните на сложный кадровый случай. Речь идёт о программисте, задачей которого является разработка на Java. Только 6% времени, в которое программист был активен, он занимался тем, за что ему платят.

Фотография (или снимок) рабочего дня в TimeGuard доступна руководителю без усилий: нужно выбрать интересующего пользователя, щёлкнуть по ссылке "Отчёты" и сразу будет показана фотография рабочего дня.

"Кактус-809" и учёт рабочего времени

О возникновении потребности в контроле занятости персонала
В статье объясняется опасность бесконтрольности современной офисной работы, анализируются потребности руководителей офисов в контроле занятости персонала в рабочее время и будет показано, какие типы организаций нуждаются в Кактусе-809, почему и чем Кактус-809 может им помочь.

Подавляющее большинство современных организаций имеет штат постоянных сотрудников. Это означает, что вне зависимости от объёма выполненной работы полагается выплачивать таким сотрудникам заработную плату. Как правило, люди это ценят и стараются дать своему работодателю что-то взамен. Но бывает и так, что взамен даётся слишком мало, не то или вообще ничего. И если в случае с организацией, производящей материальные ценности, можно вести количественный учёт результата – сколько арбузов было загружено в грузовик или сколько какого мороженого было продано за день, или сколько этажей было построено за месяц и так далее, то в случае офисного служащего это вовсе не так просто.

Приведём простой пример. На рабочем месте каждого клерка есть интернет. Считается, что интернет нужен для получения ответов на сложные вопросы и взаимодействия с коллегами. Программисты могут найти примеры использования сложных функций, инженеры – ознакомиться со стандартами или хорошей практикой применения нового подхода, бухгалтеры – узнать актуальные ставки налогообложения, специалисты по кадрам – задать коллегам вопросы о правильности записи в трудовой. Но всегда ли все эти люди нацелены только на работу? Как используется интернет? Можно ли быть уверенным в том, что начавший читать почту инженер не потратил на это занятие целый день? А как можно быть уверенным в том, что сотрудник весь день писал отчёт, а не скакал по «Одноклассникам», Фейсбуку или не играл в рабочее время в Lineage? Разумеется, встречаются люди кристалльной честности, которые на вопрос: «Чем ты занимался вместо отчёта?» так и ответят, но скорее всего в ответ будет что-то вроде: «Всё гораздо сложнее, чем казалось сначала. Весь день (неделя, месяц) были потрачены мной на размышления. Мне буквально пришлось жить в Microsoft Office!». И это при том, что стена этого сотрудника в Фейсбуке исписана вовсе не черновиками отчёта.

«Кактус-809» ведёт статистику работы сотрудника в рабочее время. Модуль сбора информации собирает сведения о том, в каких приложениях работает пользователь, насколько интенсивно, присутствует ли на рабочем месте и т.п. Эта информация передаётся на сервер обработки статистики и становится доступной руководителю через разнообразные отчёты.
В зависимости от версии «Кактус-809» руководитель может как работать с данными, которые уже есть в базе данных, так и запрашивать данные – такие, как снимки экрана, состояния программного обеспечения – по собственной инициативе.

Или вот ещё пример. Сейчас, когда всё большую популярность приобретает работа из дома (из кафе, из аэропорта, из другого города) – узнать, чем на самом деле занимается сотрудник практически невозможно. Нельзя войти в кабинет и посмотреть, что там на «Рабочем столе», а если вы в разных часовых поясах, то и позвонить-то можно не всегда. Как узнать в этом случае – занимается ли сотрудник своими обязанностями в рабочее время? Только по косвенным признакам – делает или не делает запланированное. И хорошо, если делает, а если нет? Сразу возникают вопросы. А почему нет? Что мешает? Это мной дано сложное задание или у сотрудника недостаточно способностей? Или, может, сотрудник вообще не занимался моим заданием? Как всё это узнать, находясь за тысячи километров друг от друга?

«Кактус-809» содержит ряд отчётов, которые доступны для просмотра из любой точки планеты – через интернет. То есть, в любой момент руководитель может подключиться к серверу статистики и посмотреть интересующую информацию. Например, во время командировки.

Современный офис полон искушений. Как могли «работники умственного труда» развлекаться за ваш счёт 15 лет назад? Бесконечно курить. Вязать километры шарфов. Читать книжки. Пить чай. Всё это трудно было не заметить. А сейчас? Сотни людей в организациях среднего размера и тысячи - в крупных яростно щёлкают мышью, стучат по кнопкам и имеют задумчивый вид. Но что они делают? Как мы уже выяснили, полагаться на то, что на прямой вопрос будет дан честный ответ – затруднительно. И, честно говоря, нужен не какой-то там «ответ», а выполненная работа, результат. И когда его нет, нужно срочно принимать меры к тому, чтобы он появился. А это значит, что нужно средство, которое предоставит объективную информацию об использовании рабочего времени каждым из сотрудников.
Везде, где сотрудника и руководителя разделяет пространство или время необходим контроль использования рабочего времени. Если хотя бы одно из перечисленного верно для вашей организации, то вам необходимо организовывать автоматизированный контроль рабочего времени.

• Ваши сотрудники работают дома или в другом городе
• Ваши сотрудники находятся в штате вашей организации
• Вы считаете, что эффективность труда могла бы быть и повыше
• Вы не всегда получаете в срок ожидаемые от сотрудников результаты
• Есть подозрения, что в рабочее время некоторые занимаются чем угодно кроме работы
• Вы бы хотели знать – адекватна ли заработная плата объёму выполняемых сотрудниками работ
• Нужно проводить оптимизацию численности персонала, но критериев для этого не хватает

Кроме этого, современная организация не может игнорировать вопросы долгосрочной политики удержания и управления персоналом. Руководитель такой организации или специалисты по работе с персоналом такой организации обязаны разработать и поддерживать систему мотивирования сотрудников для достижения стоящих перед организацией целей. Без информации о том, насколько лоялен организации каждый сотрудник – практически невозможно правильно разработать систему мотивации. Действительно, как можно ожидать что кто-то сделает что-то в срок и так, как нужно, если вообще неизвестно, чем человек занимается в рабочее время?

«Кактус-809» с лёгкостью решает эти проблемы, предоставляя основанное на наблюдениях и вычислениях мотивированное суждение об эффективности использования рабочего времени персоналом организации. Применительно к контролю рабочего времени, «Кактус-809» позволяет оценить:

• Качество использования рабочего времени. Сколько времени в каких программах проводил сотрудник.
• Среднюю полезную занятость сотрудника в рабочее время. Программы, с которыми работал сотрудник – имеют ли они отношение к работе или нет?
• Наличие и длительность перерывов в работе. Например, можно включить компьютер и . . . уйти по своим делам.
• Связь полезного результата и действий, предпринимаемых в рабочее время. Вам нужен отчёт, а вы видите, что вместо его написания сотрудник весь день занимается поиском надувных лодок. Уж не потому ли все работы с участием этого человека так затягиваются?

Как это всё работает?
Вероятно, вы уже поняли, что это неплохая мысль – знать, чем занимаются в рабочее время ваши сотрудники. Сейчас мы расскажем, насколько просто начать работу с нашей системой. Будем исходить из того, что вам не хочется заниматься администрированием сервера базы данных, поддерживать его в работоспособном состоянии и вы поручаете нам заняться всеми этими скучными делами. Тогда вся работа по установке заключается в нескольких простых шагах.

1. Купить лицензии для клиентских рабочих мест в нашем интернет-магазине (доставка немедленная, доступна масса способов онлайн-оплаты). К пакету лицензий прилагается бесплатная лицензия серверного доступа.
2. Активировать серверную лицензию на нашем сервере «Кактус-809». Эта процедура создаст на нашем сервере ваш персональный раздел и позволит немедленно начать работу с отчётами по вашим сотрудникам
3. В своём личном разделе получить номера клиентских лицензий, коды активации и ссылку на последнюю версию клиентского модуля и раздать эти данные сотрудникам, которые будут подвергаться контролю. Каждому сотруднику необходимо выдать один номер лицензии и один код активации.
4. Пройдя по полученной от вас ссылке, сотрудник устанавливает клиентский модуль.

После этих четырёх простых шагов вы начинаете сразу же получать статистику работы ваших сотрудников.